HOME/MAJESTRA
Majestra: Nền tảng đặt chỗ
sự kiện & lưu trú
- Vai trò
- Solo Product Designer
- Đội ngũ
- 1 Product Owner1 Product Designer3 Engineers
- Thời gian
- Phase 1: T2/2026 - T11/2026 (10 tháng)Trạng thái: Đang triển khai
- Ràng buộc
- Yêu cầu thay đổi liên tụcBusiness rules phức tạpXây platform từ con số 0
Bối cảnh
Khách hàng của dự án là Majestra, một công ty tổ chức sự kiện ở Las Vegas, Mỹ. Mô hình kinh doanh của họ là lo trọn gói cho các hội nghị và sự kiện lớn: tìm và đàm phán khách sạn, địa điểm, giữ phòng cho người tham dự, bán gói tham dự và điều phối mọi thứ đến ngày diễn ra. Đây là một mô hình mới và chưa có sản phẩm hay platform nào thực sự hỗ trợ đúng được business flow của họ.
Họ tìm đến công ty mình với một bài toán quen thuộc: quy trình quản lý sự kiện của họ vẫn làm thủ công là chính, cũng như làm rời rạc qua nhiều công cụ, do không có công cụ nào trên thị trường thực sự đúng với quy trình làm việc của họ, và giờ khi scale doanh nghiệp, họ muốn gom tất cả về một hệ thống tập trung.
Vấn đề
Dịch vụ sự kiện kèm chỗ ở vốn phức tạp lại bị xé lẻ thành nhiều luồng việc rời rạc.
Với Admin
Mỗi sự kiện có vài khách sạn, mỗi nơi lại có riêng:
- Số phòng giữ trước
- Giá thay đổi theo từng đêm
- Hạn chốt phòng và hạn nhận hoa hồng
Checkfront, hệ thống khách đang dùng, không quản lý những thứ này theo sự kiện, nên Admin phải tự theo dõi bên ngoài.
Với khách hàng
- Mua gói xong vẫn chưa có chỗ ở, phải tự tìm sang bước đặt khách sạn
- Đặt cho cả nhóm thì phải gửi danh sách người ở trước hạn chót
- Không thấy mình đã xong gì, còn thiếu gì, nên dễ lỡ hạn
Nghiên cứu
Mình làm việc với khách hàng qua các buổi họp định kỳ hàng tuần, trao đổi trực tiếp bằng tiếng Anh để hiểu đội ngũ của khách đang quản lý sự kiện trên Checkfront thế nào, luồng hiện tại vướng ở đâu và khách hàng cần gì trong suốt hành trình đặt chỗ.
Những input chính:
- Khách hàng trực tiếp đi cùng mình qua luồng dựng sự kiện và đặt chỗ hiện tại trên Checkfront.
- Rà soát yêu cầu ở các mảng dựng sự kiện, gói, chỗ ở, đơn hàng và đặt chỗ.
- Tham khảo các nền tảng cùng ngành như onPeak và Cvent.
- Trao đổi với PO để làm rõ business rules trước khi chốt luồng.
Đi theo hành trình của Admin và khách hàng, mình thấy một số điểm chính có thể được tối ưu:
Admin
Dựng sự kiện
Admin nghĩ theo sự kiện, nhưng Checkfront bắt họ nghĩ theo kho phòng
Để mở bán một sự kiện, Admin phải tạo một "Inventory Category" rồi thêm từng khách sạn, từng loại phòng như những item rời rạc.
Nhập giá phòng
Một mức giá không đủ cho cả kỳ lưu trú
Khách sạn báo giá khác nhau cho từng đêm, nhưng Checkfront chỉ cho nhập một giá cố định cho cả kỳ. Admin cũng không có chỗ để ghi giá hợp đồng với khách sạn ngay cạnh giá bán cho khách.
Sau khi mở bán
Phần việc nhiều nhất bắt đầu sau khi đã mở bán
Ngoài đặt chỗ, Admin còn phải canh hạn gửi danh sách phòng cho khách sạn, hạn nhận hoa hồng, kỳ mở bán gói. Mỗi mốc rơi vào một ngày khác nhau, trong khi lịch cũ chỉ hiện đặt chỗ.
Khách hàng
Sau khi mua gói
Mua gói xong, khách dễ nghĩ mình đã xong
Với khách, mua gói là đã đăng ký sự kiện. Nhưng chỗ ở lại là một bước riêng, nên muốn đặt phòng thì họ phải tự tìm lại nơi đặt, kể cả khi quay lại vài tuần sau.
Đặt cho cả nhóm
Người đặt cho cả nhóm phải lo luôn việc của người khác
Lúc đặt nhiều phòng, người đặt thường chưa biết ai ở phòng nào, nên danh sách người ở phải gửi sau, trước hạn chót. Đến lúc đó họ phải tự nhớ hạn, tự gom tên từng người và tự theo dõi các đợt thanh toán.
Giải pháp
Những chỗ mình xử lý kỹ trên hành trình của Admin và khách hàng
01
Thiết lập sự kiện theo từng khối, cần khối nào bật khối đó
old system
Dựng sự kiện trên Checkfront
Trên Checkfront, sự kiện chỉ là một "Inventory Category". Khách sạn, gói và ngày mở bán nằm rời nhau, Admin phải tự nhớ cái nào thuộc sự kiện nào.
new feature
Màn hình thiết lập sự kiện
Mỗi sự kiện có một trang thiết lập riêng, chia thành các khối dịch vụ: khách sạn, đăng ký người tham dự, đăng ký exhibitor, add-ons, sponsorship và trang sự kiện. Admin chỉ bật những khối sự kiện cần. Mỗi khối hiện rõ đã xong hay còn thiếu, nên trước khi publish nhìn là biết còn gì phải làm.
02
Giá đổi theo từng đêm, nhưng khách chỉ cần nhìn một con số
old system
Luồng đặt phòng trên Checkfront
Checkfront chỉ cho một giá cố định cho cả kỳ quỹ phòng, trong khi khách sạn báo giá khác nhau theo từng đêm.
new feature
Thiết lập phòng với giá theo đêm và giá hợp đồng
Admin nhập giá bán theo từng đêm, kèm giá hợp đồng với khách sạn và hạn chốt phòng trên cùng một màn. Mọi con số của một khách sạn nằm một chỗ, không phải đối chiếu sang nơi khác.
new feature
Hiển thị giá theo đêm cho khách
Đây là phần mình cân nhắc lâu nhất. Lịch là cách tự nhiên để hiện giá khác nhau theo ngày, nhưng với người chỉ đặt một hai phòng, nó thêm quá nhiều bước. Nên mặc định khách chỉ thấy giá trung bình mỗi đêm và tổng tiền, giống các trang đặt phòng quen thuộc. Ai muốn xem kỹ thì bấm "View nightly rates", ai cần đổi loại phòng hay số phòng theo từng đêm thì dùng "Customize by night".
03
Mốc nào trên lịch cũng bấm vào xử lý được
old system
Lịch đặt chỗ trên Checkfront
Lịch cũ chỉ hiện đặt chỗ. Các mốc như hạn gửi danh sách phòng, hạn hoa hồng hay kỳ mở bán gói, Admin phải tự theo dõi bên ngoài.
new feature
Lịch Majestra
Mọi mốc của sự kiện nằm chung một lịch, lọc theo 5 nhóm: RFP, sự kiện, chỗ ở, đăng ký và tài chính. Bấm vào một mốc như "Hotel Cut-Off Date" là thấy ngay khách sạn, số phòng và trạng thái liên quan, thay vì chỉ là một dòng ghi chú.
04
Gói sự kiện là chìa khoá mở giá khách sạn
Thanh toán gói
Ngay lúc thanh toán gói, khách được báo gói này mở giá sự kiện tại 12 khách sạn đối tác, từ $155/đêm, đặt trước ngày 5/10. Khách sạn trở thành bước tiếp theo rõ ràng, có hạn chót, thay vì một sản phẩm riêng phải tự đi tìm.
Tab Hotels sau khi mua gói
Khách đã mua gói vào tab Hotels sẽ thấy ngay dòng "Event rate unlocked" kèm hạn đặt, khách sạn hiện khoảng cách tới venue. Nếu hệ thống chưa nhận ra khách là người mua gói, khách chỉ cần nhập mã gói trong email xác nhận để mở lại giá sự kiện.
05
Điền tên người ở theo đúng quy mô của nhóm
Nhóm 2 đến 9 phòng: gán phòng ngay hoặc để sau
Lúc đặt, người đặt thường chưa chốt được ai ở phòng nào. Nên họ có thể gán tên cho từng phòng ngay, hoặc chọn "I'll provide rooming details later". Hạn nộp hiện ngay bên cạnh, nên chọn để sau cũng không bị quên.
Nhóm từ 10 phòng: tải danh sách bằng file mẫu
Với nhóm lớn, điền từng tên trên form là quá nặng. Khách tải lên file theo mẫu, hệ thống báo lỗi theo từng dòng, như thiếu tên ở dòng 12 hay ngày trả phòng sớm hơn ngày nhận phòng, để sửa đúng chỗ thay vì làm lại cả file.
Kết quả
Majestra vẫn đang được phát triển, Phase 1 kéo dài đến 11/2026 và chưa ra mắt. Vì vậy đây là những gì thiết kế tạo ra được, chưa phải số liệu đo thực tế.
Một câu hỏi, một chỗ để trả lời
"Khách sạn này còn bao nhiêu phòng, khi nào phải gửi danh sách?" Trước đây Admin phải tự đối chiếu nhiều nơi. Giờ bấm vào mốc Hotel Cut-Off trên lịch là thấy đủ khách sạn, số phòng, trạng thái, và booking nào đang quá hạn để nhắc ngay.
Mua gói xong là tới khách sạn
Giá phòng, hạn đặt và danh sách khách sạn hiện ra đúng lúc khách vừa thanh toán gói, thay vì nằm ở một trang riêng họ phải tự tìm. Với Majestra, đó cũng là cách để số phòng đã giữ với khách sạn được lấp đầy, thay vì khách tự đặt ở nơi khác.
Bài học
01
Những vấn đề UX quan trọng nhất không phải lúc nào cũng lộ ra trên giao diện
Nhiều luồng của Majestra thoạt nhìn tưởng là vấn đề màn hình hay điều hướng. Nhưng gốc rễ thường là quy tắc còn thiếu, các phụ thuộc chưa được nối, hoặc kiến thức vận hành chưa bao giờ được chuyển thành sản phẩm.
02
Làm vượt ra ngoài UI giúp mình trở thành product designer vững hơn
Dự án này buộc mình bớt hỏi “màn hình này nên trông thế nào” và hỏi nhiều hơn “cần đúng những gì để trải nghiệm này chạy được”. Nhờ vậy các quyết định về giao diện sau cùng dễ bảo vệ hơn hẳn.
More projects
ProcessX: Công cụ tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng
- # PRODUCT DESIGN
- # WORKFLOW AUTOMATION
Dự án concept - BIDV: Chia tiền & nhắc thanh toán
- # PRODUCT DESIGN
- # FINTECH
- # CONCEPT PROJECT
AHN Media: Website tương tác cho một studio sáng tạo truyền thông
- # WEB DESIGN
- # BRAND WEBSITE
- # ENGLISH-SPEAKING CLIENT